Digitalisierung bringt Effizienz und Entlastung
Die Kreisverwaltung setzt in allen Bereichen auf Digitalisierung – auch bei den Personalakten. Dazu hat sie jetzt 1400 Personalakten digitalisieren lassen. Diese sind gescannt und seit Oktober im hauseigenen geschützten Datensystem hinterlegt. „Indem wir mit digitalen Akten am Computer arbeiten, können wir Personalvorgänge zügiger und noch effizienter umsetzen“, erläutert Haupt- und Personalamtsleiter Michael Ottmann.
Hinter der Digitalisierung steckt viel Arbeit, die im Haupt- und Personalamt bewältigt werden musste. Ein ganzes Jahr lang hat man Prozesse aufgenommen, um so die unterschiedlichen manuellen Wege von Schriftstücken digital abbilden zu können. „Wir haben viel investiert und wollen jetzt den Ertrag ernten,“ erklärt die Sachgebietsleiterin für Organisation, Anne Roth.
Sandra Kuhlbusch ergänzt für das Sachgebiet Personal, „die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter freuen sich, dass sie jetzt nicht mehr so viel Papier drucken und Personalakten wälzen müssen. Sie waren für den digitalen Weg daher sehr aufgeschlossen.“
Die Aufnahme der Prozesse ist aber noch nicht abgeschlossen. „Das ist ständig im Fluss, wir haben ja auch keine Blaupause für die Digitalisierung im Bereich des Personalwesens“, erklären Christian Brodrück und Alexander Westkamp, die das Projekt federführend für das Haupt- und Personalamt betreut haben. Dabei haben sie große Unterstützung vom Amt für Informationstechnik und Digitalisierung erhalten.
Mit dem Personalbereich ist jetzt ein großer Querschnittsbereich der Kreisverwaltung in die digitale Aktenführung eingestiegen. Der Kreis erhofft sich dadurch Erkenntnisse, die dann auf die anderen Bereiche übertragen werden können. Einen weiteren schönen Nebeneffekt bietet die Digitalisierung im Haupt-und Personalamt auch noch: Der Aktenraum kann neu genutzt werden und bietet dadurch die Möglichkeit, neue Raumkonzepte zu entwickeln.
"Sandra Kuhlbusch (v. l.), Sascha Panov, Alexander Westkamp, Anne Roth, Christian Brodrück und Michael Ottmann haben die Digitalisierung im Personalamt vorangetrieben. Dort wird ausschließlich mit der digitalen E-Akte gearbeitet."