Digitalisierung hat beim Kreis viele Facetten
Haupt- und Personalamt bekommt die „E-Akte“
„Digitalisierung“ – ein Wort in aller Munde, aber was ist das eigentlich? Beim Kreis Warendorf steht sie für ganz verschiedene Prozesse und Aufgaben, wie Michael Ottmann, Leiter des Haupt- und Personalamts, und Kreisarchivar Dr. Knut Langewand erläutern.
Im Alltag spielt die sog. elektronische Akte, das heißt komplett digital dokumentierte Verwaltungsvorgänge, die größte Rolle. Auch das Haupt- und Personalamt wird noch in diesem Jahr den Umstieg auf die „E-Akte“ vornehmen. Dann gibt es die Personalakten nur noch im Computer. Ottmann betont: „Die Einführung der E-Akte bedeutet einen Paradigmenwechsel für die Verwaltung, dem wir uns aber gerne stellen, denn er bedeutet Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung.“
Das ebenfalls im Haupt- und Personalamt angesiedelte Kreisarchiv hat, für Außenstehende möglicherweise überraschend, auch häufig mit der Digitalisierung zu tun:
„Unsere Archivalien sind zwar hunderte Jahre alt, aber die gesamte Archivverwaltung läuft schon seit längerer Zeit rein digital, egal ob Nutzerdatenbank, Findbücher oder Archivmagazin. Und mit der Archivierung der E-Akte kommt in der Zukunft ein ganz neuer Aufgabenbereich dazu“, erklärt Langewand. Dazu kommen die zahlreichen „Digitalisate“, also Scans, die von Archivalien angefertigt werden, um sie per E-Mail an Nutzer zu verschicken oder im Internet bereitzustellen.
Auch der rein elektronische Zugang zu Dienstleistungen des Archivs ist längst schon Gegenwart und keine Zukunftsmusik mehr. Digitale Formulare erleichtern die Zugänglichkeit durch den Wegfall von Papierfomularen und ermöglichen eine barrierefreie Antragstellung. Amtsleiter Michael Ottmann versichert: „Digitalisierung in ihren vielen Facetten ist ein umfangreicher Prozess, den die Kreisverwaltung als Ganzes nicht nur einfach 'mitmacht', sondern als große Chance wahrnimmt und annimmt“.
Haupt- und Personalamtsleiter Michael Ottmann (r.) und Kreisarchivar Dr. Knut Langewand (l.)